Oude structuren

Vaak zien we nog oude administratieve structuren in het MKB. Een boekhoud(st)er in loondienst of als freelancer, soms zelfs een controller in relatief kleine bedrijven. De boekhouder/controller doet nog veel handmatig en draait regelmatig rapporten uit. Hij checkt dan handmatig of de onderneming aan vooraf bepaalde normen voldoet. Zo kan het zijn dat de solvabiliteit van de bank niet beneden de 30% mag zakken. Of het management heeft als doelstelling dat men niet meer dan 40% aan personeelskosten wil uitgeven.

Nieuwe mogelijkheden

De nieuwste administratieve software biedt mogelijkheden om al deze taken te automatiseren. Zo kun je alerts (waarschuwingen) instellen die aangeven wanneer een waarde dreigt te worden overschreden (denk aan de solvabiliteit). De manager wordt dan via een email of anderszins automatisch gewaarschuwd.


Ook het inboeken van facturen zou verleden tijd moeten zijn. Via scan en herkenopties, of beter nog B2B facturering, kan de in- en verkoopadministratie elk moment 100% bij zijn. Ook hier kunnen alerts worden ingesteld. Denk bijvoorbeeld aan een alert wanneer de inkoop in periode x van dit jaar die van het vorige jaar overschrijdt. Of gespiegeld: wanneer de verkoop in deze periode lager ligt dan die van vorig jaar. Je kunt natuurlijk de kosten en omzet ook gaan vergelijken met benchmarks.

In dienst of outsourcen?

Nog een stap verder: Dankzij deze mogelijkheden zijn accountants en adviseurs in staat om al deze taken voor u te verzorgen en zodat u uw interne administratie kan outsourcen. Dat levert niet alleen een enorme besparing aan personeelskosten op, maar vooral ook veel meer actueel inzicht in uw onderneming en de mogelijkheid om te gaan sturen op cijfers.